Cómo cotizar un proyecto de software sin quedarte corto

Desglosa el alcance antes de tocar números

No cotices un proyecto entero. Divídelo en componentes: autenticación, base de datos, API, frontend, testing, deployment. Cada componente debe tener horas estimadas independientes.

Sin desglose, los clientes pedirán cambios "pequeños" que te comen el margen. Con desglose, documentas qué entra y qué no.

Multiplica tu tarifa por horas reales, no optimistas

Si cobras $50/hora y estimaste 100 horas, no digas que son $5.000.

La realidad: debugging, refactoring, reuniones no planeadas, cambios de requisitos. Suma 20-30% a tu estimación base.

En el ejemplo: 100 horas × 1.25 = 125 horas × $50 = $6.250.

Esos $1.250 extra no son ganancia adicional. Es el tiempo que de verdad te lleva.

Incluye overhead en la cotización

Overhead = costos fijos que no facturas directo.

• Licencias de software
• Hosting de desarrollo
• Herramientas (Slack, GitHub, etc.)
• Tiempo administrativo (emails, facturas, reuniones de kick-off)
• Impuestos y contribuciones

Calcula tu overhead mensual total. Divídelo entre horas facturables del mes. Suma ese valor/hora a tu cotización.

Ejemplo: si tu overhead es $1.000/mes y facturas 160 horas, son $6.25/hora extra.

Establece márgenes según riesgo

No todos los proyectos son iguales.

Bajo riesgo (cliente conocido, stack familiar, requisitos claros): margen 20%.

Riesgo medio (cliente nuevo, tecnología nueva, requisitos vagos): margen 35%.

Alto riesgo (MVP, cliente indeciso, scope poco definido): margen 50-70%.

El margen no es ganancia pura. Cubre impuestos, inactividad entre proyectos y absorción de cambios de scope menores.

Fórmula final: (Horas reales × Tarifa/hora) + Overhead + (Subtotal × % Margen) = Presupuesto final.

Muestra dos opciones: fija y T&M

Algunos clientes quieren presupuesto cerrado. Otros aceptan tiempo y materiales.

Presupuesto fijo: $X por el proyecto completo (incluyendo margen para riesgos).

T&M (Tiempo y Materiales): $Y/hora con límite máximo (ej: "máximo 150 horas").

En tu propuesta, incluye ambas. Muchos clientes elegirán T&M con límite porque es más flexible. Tú ganas porque documentas todo y cobras honestamente.

No bajes el precio para "ganar experiencia"

Si un cliente dice "es para tu portfolio", es porque valida el trabajo. Cobra tu tarifa.

Bajar el precio:

• Entrena al cliente a negociar bajadas
• Te desvaloriza frente a la competencia
• No genera "experiencia" diferente a precio normal

Si quieres ganar experiencia en una tecnología nueva, haz un proyecto personal. No subsidies tu educación con dinero que necesitas.

Usa el historial de proyectos similares

Cada proyecto terminado es data valiosa.

Documenta:

• Horas estimadas vs. reales
• Qué salió mal o bien
• Cambios de scope
• Problemas inesperados

En próximas cotizaciones, ajusta basado en ese historial. Si siempre tardas 20% más de lo estimado, ya lo sabes. Cotiza con ese número.

Sin historial: usa benchmarks de otros devs. Reddit, comunidades LATAM, foros de freelance tienen datos reales.

Comunica las restricciones claramente

En la cotización, especifica:

• Qué entra en el presupuesto
• Qué no entra (ej: "revisiones ilimitadas de diseño no están incluidas")
• Ciclo de revisiones incluidas (ej: "3 rondas de feedback")
• Plazos de respuesta esperados del cliente
• Costo de cambios fuera de alcance ($X/hora)

Esto protege tanto el presupuesto como la salud mental.

Revisa la cotización 48 horas después

No la envíes apenas la termines. Deja pasar un día.

Al releerla con cabeza fresca, verás huecos en la estimación o margen muy ajustado. Es el momento de corregir, no después de empezar.

Valida con el cliente antes de firmar

No es negociación. Es clarificación.

Envía la cotización con una llamada breve (15 min) donde confirmes:

• El alcance coincide con lo que ellos entienden
• Los plazos son realistas
• Las expectativas de comunicación están alineadas

Eso evita sorpresas costosas a mitad del desarrollo.